fbpx
Tapahtumajärjestäminen onnistuu Sofia Future Farmin tiloissa

Onnistunut tapahtumajärjestäminen – 5+1 vinkkiä, joilla jäät mieleen

Tapahtumat ovat olleet PING Helsingin keskiössä alusta alkaen. Lähtöajatuksemme oli luoda täysin uudenlaisia business-tapahtumia, joissa tuodaan yhteen erilaisia kohderyhmiä ja luodaan tunteisiin vaikuttavia elämyksiä. Ja vaikka liiketoiminta onkin vuosien varrella kasvanut muidenkin asioiden pariin, on ydin säilynyt samana:

haluamme luoda huippuluokan tapahtumia, jotka muistetaan!

Vajaan vuoden ajan on kotipesämme sijainnut Sofia Future Farmin kauniissa empirekiinteistössä Senaatintorin laidalla ja olemme saaneet järjestää myös pääosan tapahtumistamme näissä monipuolisissa ja muuntuvissa tiloissa. Olemme huomanneet, että meitä ja sofialaisia yhdistää samanlainen ajatusmaailma ja halu ylittää ihmisten odotukset. Ja täällä todella onnistutaan siinä! Haluamme jakaa nyt 5+1 vinkkiä, joiden avulla tapahtumasta jalostetaan elämys.

 

1. Luo sisältö, joka säästää aikaa ja tarjoaa oppia

Kalenterimme täyttyvät monenlaisista tapahtumista ja tarjontaa olisi enemmän kuin yksittäisen ihmisen aikatauluun mahtuu. Niinpä ihmiset valikoivat nykyään entistä tarkemmin, mihin kannattaa osallistua, kun tietoa on netistä saatavilla mielin määrin. Tapahtumajärjestäjän vastuulla on suunnitella asiakkaan aikaa säästävä ja aitoa lisäarvoa tarjoava tapahtuma.

Ohjelmasisältö on syytä suunnitella tarkoin ja miettiä minkälainen rakenne palvelee osallistujia parhaalla mahdollisella tavalla. Sukupolvi Z:n keskittymiskyky on vain 8 sekuntia, joten montaa pitkää puheenvuoroa peräkkäin ei kannata enää harkita. PING Studioissa hyväksi havaitsemamme konsepti koostuu yhdestä keynote-puheenvuorosta, kolmesta aihetta eri näkökulmista avaavasta case-esimerkistä sekä osallistavasta paneelikeskustelusta. Tähän reilun 2 tunnin kompaktiin kokonaisuuteen ovat ihastuneet niin kumppanimme kuin osallistujat. Sofia Future Farmin maittava aamiainen on ollut katettuna heti aamukahdeksalta ja ohjelma on alkanut 8.45. Kun tapahtuma järjestetään ydinkeskustassa, hyvien kulkuyhteyksien päässä, ovat aamiaisseminaarin osallistujat jo 11 jälkeen muiden töiden parissa.

 

2. Kiinnitä huomiota yksityiskohtiin ja tunnelmaan

Mieleenpainuvassa tapahtumassa tarvitaan kykyä ja halua erottautua massasta, ja tämä onnistuu kiinnittämällä huomio kokonaisuuden lisäksi yksityiskohtiin niin, että kaikki näyttää harkitulta.

Jokainen tapahtuma on järjestäjänsä näköinen: olemme löytäneet Sofia Future Farmin kanssa yhteisen sävelen viimeistelyn arvostamisessa. Toki jo itse kiinteistö kauniine tiloineen hivelee silmää, mutta yksityiskohdilla luodaan viimeinen silaus. Tämä voi tarkoittaa kukkia tai muuta vuodenaikaan sopivaa koristelua, pöytään katettua tarjoilua tai vaikkapa tapahtuman tietojen esille laittamista ympäristöön sopivalla tavalla.   

 

3. Muista viestintä

Tuttu tilanne: olet ilmoittautunut kiinnostavaan tapahtumaan, mutta et ole saanut tarkempaa tietoa tapahtuman aikatauluista tai muista yksityiskohdista. Tapahtumapaikasta on tiedossa vain osoite, eikä paikan päällä ei ole kunnollista opastusta perille. Viestinnän merkitys onnistuneessa tapahtumassa on valtava, se vaikuttaa olennaisesti ensivaikutelmaan ja vieraiden fiilikseen tapahtuman alkaessa.

On tärkeää, että tapahtuman osallistujat tietävät, mitä tapahtuman aikana on luvassa. Tapahtumaviestinnän ytimessä ovat ennakkoon lähetetyt sähköpostit ja tekstiviestit (ilmoittautumisvahvistuksen lisäksi erilaiset muistutukset ennen tapahtumapäivää ovat ehdottomia) sekä kiitosviesti tapahtuman jälkeen. Viestinnän tulee olla kunnossa myös tapahtumapaikalla: opasteet, aikataulut sekä tilaisuudessa kerrotut infot vaikuttavat positiivisen mielikuvan syntymiseen.  

 

4. Valmistaudu huolella

Varmin tapa laskea tunnelmaa tapahtumassa on ongelmatilanteiden kanssa säätäminen. Olivat kyseessä sitten tekniset ongelmat, tarvittavien välineiden uupuminen tai muut puutteet, iso osa ongelmista on vältettävissä huolellisella valmistautumisella. Toki yllätyksiä voi tulla matkan varrella, mutta niihin on helpompi reagoida kun voi luottaa siihen, että kaikki muu on kunnossa ja rullaa omalla painollaan.

Sofia Future Farm tarjoaa tapahtumien avuksi monenlaisten ammattilaisten palveluita. Täältä löytyy oma tapahtumatuottaja, teknikko, keittiö, joka valmistaa herkulliset tarjoilut kaikenlaisiin tilaisuuksiin, sekä jäsenvastaavat, jotka ovat avuksi juoksevissa asioissa tavaroiden täydennyksestä lähtien. Tämä takaa sen, että tapahtumanjärjestäjä ei jää koskaan yksin ja saa apua ongelmaan kuin ongelmaan.

 

5. Tarjoa kohtaamisia

Tapahtumista haetaan ennen kaikkea uusia oivalluksia ja inspiraatiota omiin kiinnostuksen kohteisiin. Yhtä tärkeä syy etenkin ammattitapahtumissa on mahdollisuus verkostoitua kollegojen kanssa. Tähän on hyvä panostaa kiinnittämällä huomiota esimerkiksi osallistujalistojen ennakkoon jakamiseen, istumajärjestelyihin tai erilaisiin ohjattuihin keskusteluihin. LinkedInin Find Nearby -tominnon hyödyntäminen on myös suosittu tapa kannustaa uusien kontaktien solmimiseen.

Sofia Future Farmista löytyy puitteet niin pienten kuin isojenkin tapahtumien järjestämiseen: tiloja löytyy pienistä neuvotteluhuoneista isoihin saleihin, joihin mahtuu jopa 200 henkeä. Tiloja on myös mahdollista yhdistellä, joten Sofiassa voi järjestää jopa yli tuhannen henkilön juhlia. Yhteistä kaikille tiloille on intiimi tunnelma sekä mahdollisuus osallistujien kohtaamiseen.

Tarjonta ei rajoitu vain kokoushuoneisiin: kiinteistössä sijaitsee teehuone, kaksi ravintolaa sekä viinibaari kellareineen, jotka kaikki toimivat oivallisina tiloina jatkaa tapahtuman sisällön pohdiskelua myös virallisen osuuden loputtua. Sofiasta löytyy myös hyvinvointistudio Offline, jonne voi sopia rentoutushetken tapahtuman yhteyteen. Sofia on osa laajempaa Töölö Urban -kollektiivia, joten tapahtumajärjestäjän käytössä ovat myös Korjaamon, Allas Sea Poolin ja Bio Rexin palvelut.

 

+1 Ota persoona peliin

Henkilökohtaisuus ja persoonallisuus jättävät muistijäljen, ja ihmisten mieliin painuu heissä heränneet tunteet. Vaikka kyseessä olisikin ammatillinen seminaari, ei tapahtuman tunnelman tarvitse olla jäykkä. Päinvastoin, olemme ylpeästi persoonallinen tapahtumajärjestäjä: vieraamme toivotetaaan tervetulleiksi lämpimin halauksin.

Myös Sofia Future Farmissa tunnelma on henkilökohtainen. Niin jäseniin kuin vieraisiin suhtaudutaan kuin vanhaan ystävään – kaikki rakennukseen tulevat henkilöt pääsevät mukaan ainutlaatuiseen tunnelmaan. Sama pätee tapahtumaa järjestettäessä: henkilökunta on mukana tapahtuman tekemisessä koko sydämestään, ja tärkeintä on aina asiakkaan viihtyminen.

 

Jos kaipaat apua mieleenpainuvan tapahtuman järjestämisessä, voit olla yhteydessä meihin. Tarjoamme hyväksi havaitut konseptit niin asiakastapahtuman kuin yritystapahtumankin järjestämiseen. Tarjonnastamme voit lukea lisää täältä. Olet myös tervetullut tutustumaan Sofia Future Farmin toimintaan hakemalla ilmaista päiväpassia. Tilavarauksissa ja sopivan tapahtumapaketin löytämisessä sinua auttavat Sofian tilapalvelut.

Kuva: Sami Takarautio

Elina Mikkonen työskentelee PING Helsingissä Heart of PING Helsinkinä. Elina suhtautuu intohimolla tanssimiseen ja juustoihin, ja tuntee olonsa kotoisaksi meren äärellä.

 

About the author

PING Helsinki on vaikuttajamediatoimisto, joka tuo yhteen vaikuttajat eri kanavista ja kaikilta toimialoilta. PING Helsingin kautta vaikuttajayhteistyön suunnittelu on helppoa ja tuloksellista olipa kysymys H2H Strategiasta, vaikuttaja-analyysista, kampanjasta, konseptoinnista, kilpailusta tai elämyksistä. PING Helsinki pitää yllä kaikille avointa somevaikuttajien eettistä koodistoa ja tekee jatkuvaa vaikuttajamarkkinoinnin tutkimusta.