Miten onnistua virtuaalitapahtumissa? – PING Helsingin tapahtumavastaava Micaela Rosenlew kertoo

Tänä vuonna virtuaalitapahtumien järjestäminen on saavuttanut suuren suosion. Ja ihan ymmärrettävistä syistä, kun koronavirus on rajoittanut tapahtumien järjestämistä livenä. Webinaareja ja virtuaalitapahtumia on järjestetty varmasti kaikista kuviteltavissa olevista aiheista. Virtuaalitapahtumakentällä on nähty konsertteja, tuotelanseerauksia, seminaareja, muotinäytöksiä, kirjajulkkareita, palkintogaaloja, ja vaikka mitä muita normaaleissa olosuhteissa livenä toteutettavia tapahtumia. 

Myös PING Helsinki on järjestänyt useita virtuaalitapahtumia ja webinaareja kuluneiden kuukausien aikana. Haastattelimme PING Helsingin tapahtumavastaavaa Micaela Rosenlewiä virtuaalitapahtumien järjestämisestä, lue siis eteenpäin ja sukella virtuaalisen tapahtumajärjestämisen maailmaan! 

Mikä virtuaalitapahtumissa on yllättänyt?

Miten tehokasta virtuaalitapahtumien järjestäminen on. Virtuaalitapahtumien avulla pääsemme vielä lähemmäksi meidän nykyisiä, mutta myös mahdollisia uusia asiakkaita. Aikaakaan ei kulu yhtä paljon, kun fyysistä tilaa ei tarvitse varata eikä valmistella ennen tapahtumaa.

Mikä on suurin ero virtuaalitapahtumien ja live-tapahtumien järjestämisen välillä?

Se, että osallistujat pystyvät osallistumaan tapahtumaan mistä vain, eikä heidän tarvitse olla pääkaupunkiseudulta. Tämä mahdollistaa myös muiden kun pääkaupunkiseudulla asuvien puhujien osallistuminen, jolloin voimme varmistaa vielä korkeatasoisemman ohjelman. 

Mikä on kaikkein haastavinta?

Haastavinta on, kun ihmiset eivät ole fyysisesti läsnä, jolloin vuorovaikutus helposti jää vähäiseksi. Aktivoimme kuitenkin yleisöämme poll-kysymysten ja chatin avulla, sekä kysymällä kysymyksiä joihin osallistujat pystyvät helposti vastaamaan.

Koen että verkostoituminen on virtuaalitapahtumassa vaikeaa, sillä networking-osuus jää pois. Jaamme osallistujille etukäteen osallistujalistat, jota he saavat halutessaan käyttää, mutta eihän se ole sama asia kuin yhteisen aamukahvin äärellä vaihdetut kuulumiset.

Mitä neuvoja antaisit virtuaalitapahtumien järjestäjälle?

• Pohdi, mitkä ovat vastaavan livetapahtuman tärkeimmät elementit ja pyri sisällyttämään ne myös virtuaalitapahtumaan. 
• Mieti, miten voit sitouttaa osallistujia, jotta no-show prosentti jää alhaiseksi. 
• Lähetä muistutukset ja selkeät osallistumisohjeet ennen tapahtumaa.
• Preppaa puhujia huolella, jotta he tietävät tarkkaan mistä puhua.
• Tarkista tekniikka, jotta se toimii moitteettomasti.
• Muista myös kiitosviesti. Kiitosviestiin voit lisätä tallenteen, puhujien diat ja call-to-actionin, esimerkiksi tuotteen jota haluat myydä. Lisäksi kannattaa tietysti lisätä palautekyselylomake, jotta ensi kerralla pystyt toteuttamaan vielä paremman tapahtuman.

Miten uskot virtuaalitapahtumakentän kehittyvän jatkossa? 

Uskon, että virtuaalitapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Ne toimivat erittäin hyvin, kun halutaan opettaa ja inspiroida jostakin tietystä teemasta. Uskon kuitenkin myös, että sellaiset tapahtumat, joissa halutaan antaa tilaa verkostoitumiselle ja elämyksellisyydelle järjestetään livenä heti kun se on taas turvallista.

Mikä on ollut suosikkisi järjestämistäsi virtuaalitapahtumista?

Eniten olen tykännyt Emilia Kujalan kanssa yhteistyössä järjestetyistä kirjajulkkareista. Siinä oli aktiiviset osallistujat, todella mielenkiintoinen aihe (somen vaikutus mieleen), sekä mahtava kokoonpano paneelikeskustelussa. Sen ansiota keskustelu pysyi mielenkiintoisena koko tapahtuman ajan. Katso täältä tapahtuman tallenne! 

Micaelan ansiosta PING Helsingillä on tosiaan vahva osaaminen myös virtuaalitapahtumien järjestämisessä. Haluaisitko sinä järjestää virtuaalitapahtuman? Ota rohkeasti yhteyttä, autamme mielellämme!

PING Helsinki