Ympäristöasiat ovat vahvasti pinnalla ja ilmasto on nostettu keskusteluun myös tapahtumajärjestämisessä. Samalla kun etätyöskentelyyn ja Skype-tapaamisiin kannustetaan, on tapahtumien merkitys ihmisten yhteen tuojina korostunut entisestään. Ne tarjoavat mahdollisuuden oppia uutta, inspiroitua, verkostoitua ja pitää hengähdystauko puurtamisesta.
Tapahtumajärjestäjillä on kuitenkin velvollisuus miettiä, mikä on oikeasti välttämätöntä ja miten toteutettavat asiat saa tehtyä mahdollisimman vastuullisesti, ympäristöasiat huomioiden. Me PING Helsingissä otamme ilmaston huomioon niin suunnittelu- kuin toteutusvaiheessa ja jaamme nyt vinkkimme myös sinulle!
Meille ykkösjuttu on tehdä töitä yhteisten, jaettujen arvojen pohjalta. Oli kyseessä sitten ilmasto tai yhteiskunnallinen vastuu, yhteistyö helpottuu huomattavasti silloin kun seisotaan jo valmiiksi samojen asioiden takana. Pienelle toimijalle on myös tärkeää voida luottaa siihen, että arvot toteutuvat tapahtumatuotannon kaikissa vaiheissa.
Erityisesti ruokatarjoiluja ja niihin liittyviä kysymyksiä mietittäessä on tärkeää tietää, kuinka tarjoiluista jäänyt hävikki hoidetaan ja suositaanko ekologisia ruoka-aineita ja esimerkiksi vegaanisia tuotteita. Meillä ei ole omia tapahtumatiloja, vaan tapahtumamme järjestetään aina yhteistyökumppaneidemme tiloissa. Tämä mahdollistaa valitsemaan juuri oikeanlaisen, sopivan kokoisen tilan tapahtumillemme.
Iso osa tapahtuman päästöistä tulee sinne kulkemisesta. Etenkin isoissa kaupungeissa julkinen liikenne on loistava vaihtoehto paikasta toiseen liikkumiseen, ja siksi on vain hyvin harvoin tarkoituksenmukaista viedä tapahtuma keskelle peltoa, olemattomien liikenneyhteyksien päähän (ja tällöinkin kannattaa suosia yhteiskuljetusta). Ja vaikka tapahtumiimme harvoin tullaankaan lentokoneella pitkien matkojen päästä, ei lyhyempienkään vaikutuksia voi jättää täysin huomiotta.
Tapahtumapaikkamme valikoituvat usein Helsingin kantakaupunkiin tai sen välittömään läheisyyteen useammastakin syystä. Helppo tavoitettavuus niin julkisilla kuin kävellen tai pyörällä on toki olennaista. Tilaisuuksistamme jatketaan usein töiden pariin tai niihin tullaan kiireisen työpäivän jälkeen, ja siinä vaiheessa vain harva haluaa käyttää liikkumiseen runsaasti aikaa. Sama pätee toki omallakin kohdallamme: verkostomme on hajaantunut työskentelemään eri puolille maamme eteläistä osaa, joten sujuvat yhteydet pääkaupunkiseudun lisäksi muualle Suomeen ovat avainasemassa.
Tottahan se on, että tapahtumaan sopiva rekvisiitta ja erilaiset somisteet tuovat tunnelmaa enemmän kuin puhtaanvalkoiset seinät. Kertakäyttöinen krääsä ei kuitenkaan palvele mitään tarkoitusta, on ylimääräinen kuluerä ja kaiken lisäksi tuottaa tapahtuman jälkeen ison kasan turhaa jätettä. Siksi haluammekin panostaa pitkäkestoisuuteen: voiko tapahtumaan suunnitteilla olevia elementtejä käyttää hyödyksi myös seuraavan kerran?
Uusiokäytön piiriin meillä pääsevät niin valotaulujen kaltaiset somisteet kuin nimilappukotelot ja kaulanauhat. Toki monikäyttöisyyden lisäksi kannattaa miettiä myös esineiden alkuperää: tavaramerkiksemme muodostuneet kotimaisen Uhana Designin vaatteet ovat kestävä ja laadukas ratkaisu tapahtumapukeutumiseen, ja edustaa samoja arvoja meidän kanssamme – sekä toki ovat kauniita kuin mitkä!
Elämyksellisyys on sisäänkirjoitettuna kaikkiin järjestämiimme tapahtumiin: haluamme tarjota kävijöille wow-elämyksen, joka säilyy mielessä vielä kauan tapahtuman jälkeenkin. Mieleenpainuvuus ei aina ole kiinni prameista ulkoisista puitteista, vaan koskettava tai tanssimaan taivutteleva musiikkiesitys saa yhtä lailla pysähtymään hetkeen ja voi näin toimia paremmin kuin vähemmän ympäristöystävällinen vaihtoehto.
Olennainen osa elämyksellisyyttä on myös tapahtuman tunnelma, ja tähän vaikuttaa eritoten tapahtumajärjestäjien ja henkilökunnan aito, auttavainen läsnäolo. Olemme myös varmoja siitä, että tapahtuman päätteeksi saatu lämmin halaus jättää suuremman muiston kuin laukun pohjalle pyörimään jäävä kynä tai muu giveaway.
Parhaatkin ideat ja toimenpiteet menevät hukkaan, jos tapahtuman no show -prosentti nousee liian korkeaksi. Tärkeää onkin varmistaa, että tapahtumaan varatut resurssit ja tarjoilut tulevat oikeasti käyttöön. Vaikka muutama no show onkin enemmän sääntö kuin poikkeus kaikissa tapahtumissa, on käytössämme muutama niksi, jolla varmistaa, että lähes kaikki ilmoittautuneet todella saapuvat paikalle.
Houkutteleva ja kiinnostava ohjelma sekä aito lisäarvo ovat toki kaiken a ja o, mutta kukaan ei tiedä niistä, jos tapahtumaviestintä pettää. Niinpä pidämme huolta siitä, että tapahtuman ohjelma ja sisältö kerrotaan etukäteen niin osallistujille kuin osallistumista harkitsevillekin. Ratkaisevaa on myös lähettää ilmoittautumisen jälkeen muistutuksia ennen itse h-hetkeä – joskus kiinnostavakin tapahtuma saattaa jäädä merkitsemättä kalenteriin ilmoittautumisen hetkellä, ja liian usein se unohtuu kokonaan jos järjestäjä ei palaa asiaan ennen tapahtumaa. Tässä apunamme on tapahtumaviestinnän työkalu Lyyti.
Täysin päästötöntä tapahtumaa voi toki olla hankala järjestää. Tätä varten on kehitetty kompensatiojärjestelmä, jonka avulla projektien ja tapahtumien aiheuttaman hiilijalanjäljen voi kompensoida Compensate-säätiön kautta. Me otimme käyttöön tapahtumatoimisto Tapauksen yhdessä Ekokompassin kehittämän tapahtumien CO₂-laskurin, jonka avulla saa laskettua oman tilaisuutensa ympäristövaikutukset – sekä kompensoitavan summan!
Laskurin avulla pääsemme pohtimaan, miten omilla valinnoilla voimme vaikuttaa tapahtumien ilmastovaikutuksiin – ja miten niitä voisi vähentää. Haluammekin haastaa kaikki Suomessa toimivat tapahtumatoimistot mukaan kompensoimaan sekä MySpeakerin ilmastohaasteeseen, josta pääset lukemaan lisää täältä! Me olemme mukana, oletko sinäkin?
Haluaisitko itse järjestää elämyksellisen vaikuttajatapahtuman, mutta tarvitset siihen neuvoja tai apua? Ota rohkeasti yhteyttä meihin, niin katsotaan, mitä voidaan yhdessä saada aikaan.
Micaela Rosenlew
Soul of Events & Experiences
micaela@pinghelsinki.fi
info@pinghelsinki.fi
+358 40 414 7076
Poikkea PING Galleriaan: Sofiankatu 8, Helsinki
Tilaa uutiskirje →