Hyödynnä tapahtuman tuhat kosketuspistettä

Tapahtuman arvoa kohtaamispisteiden meressä arvotetaan nykyisin korkealle. Joku on aidosti nähnyt vaivaa saapuakseen tilaisuuteesi, tiettynä kellonaikana ja tiettyyn paikkaan. Odotukset ovat korkealla sekä osallistujalla että sinulla itselläsi tapahtuman järjestäjänä. Haluamme jättää vahvan muistijäljen osallistujalle niin, että hän jakaa brändisi ilosanomaa ja elämyksellisyyden jälkihurmosta seuraavana päivänä työpaikan kahvipöydässä. Osallistamme, aktivoimme ja tarjoamme ilotulitusta jokaiselle aistille. Elämyksellisyydestä on tullut osa tapahtumaprosessin keskeistä suunnitteluvaihetta:

ihmiset janoavat kokemuksia ja niitä me haluamme yrityksinä heille tarjota.

Paukkuja ladataan isosti tapahtumapäivään, mutta kokemuksellisuuden puute loistaa tapahtuman kutsu- ja viestintäprosessissa poissaolollaan. Panostetaan yksityiskohtiin, lehtiöiden kierräytyspaperiin, luomusmoothieisiin ja viherseiniin mutta perusasioiden ja yksityiskohtien vaaliminen tapahtumaa ennen ja jälkeen tuntuu karkaavan tapahtumatuotannon prioriteettien ulottumattomiin.

Tapahtuman kosketuspisteet mahdollistavat brändin esiintuomisen

Tapahtuman eri vaiheet tarjoavat yrityksille erinomaisen alustan oman brändin esiintuomiseen. Ja kyllä – se pitää sisällään logon yhdistettynä mainostoimiston määrittelemiin CMYK-koodeihin, mutta se pitää sisällään myös paljon, paljon muuta, johon emme pelkän visuaalisen ohjekirjasen avulla pääse. Tapahtuma on mahdollisuus tuoda brändimme kaikkia eri osa-alueita esiin:

se, miten kerromme tarinaa, kuinka otamme ihmiset vastaan tapahtuman ensihetkellä ulko-oven avauduttua ja miten hoidamme tapahtumapäivän kulkua.

Brändi koostuu monista strategiaan sidotuista komponenteista, joiden pitäisi olla koodattuna jokaisen työntekijän dna:han. Näistä strategiamme ja brändimme keskeisistä arvoista meillä pitäisi lähteä liikkeelle jokaista ”näkyvää” toimenpidettä suunniteltaessa. Kun luomme blogitekstiä, voimme tuoda sisäistä paloamme ja tahtotilaamme esiin melko yksipuoleisella tavalla sanojen kautta. Tapahtuma yksittäisenä markkinoinnin kosketuspisteenä sen sijaan mahdollistaa yksinään valtavan määrän kosketuspisteitä ja vieläpä tuhansissa erilaisissa muodoissa. Vieraamme aistivat monenlaisia ärsykkeitä lyhyenkin fyysisen tapahtuman aikana. Se, kuinka osaisimme hyödyntää kaikki nämä tuhannet kosketuspisteet tehokkaasti ja saisimme tuotua yrityksemme keskeisiä arvoja esiin, on meidän käsissämme. Jos joskus sanotaan, että yksityiskohdilla on väliä se todellakin pitää paikkansa tapahtumien osalta.

Mieti miltä brändisi tuntuu ja näyttää jo siinä vaiheessa kun lähetät kutsun tapahtumaasi. Älä keskity niinkään siihen, miltä jokin näyttää vaan siihen, miltä se jokin tuntuu. Moni kakku päältä kaunis, kuten sanonta kertoo, mutta tottahan se on. Kävele läpi tapahtumasi vaihe vaiheelta (äläkä aloita tapahtumapaikan ovelta vaan siitä hetkestä kun saisit kutsun omaan tapahtumaasi): miltä asioiden pitäisi näyttää, tuntua, kuulostaa? Osallistujakokemus syntyy niistä pienistä asioista, jotka sinä olet järjestäjänä miettinyt jo vieraasi puolesta etukäteen.

Kaisa Oksanen on tapahtumamarkkinoinnin asiantuntija ja Pohjoismaiden suosituimman tapahtumanhallintapalvelu Lyytin markkinointipäällikkö. Kaisa puhuu mutkattoman osallistujatiedonhallinnan puolesta ja rakastaa ajatuksella tehtyä tapahtumaviestintää.

PING Helsinki