Yksi tapahtumatuotannon tärkeimmistä palapelin paloista on tapahtuman osallistujat. Yhteinen matka alkaa jo ennen varsinaista h-hetkeä: kenelle lähetetään kutsu, miten vieraat ilmoittavat osallistumisestaan, mitä tietoja halutaan kerätä ja välittää? Entä mitä mieltä vieraat olivat tapahtumasta? Onnistunut tapahtuma ei rajoitu vain tiettyyn hetkeen tietyssä paikassa. Myös sillä, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen tapahtuman, on suuri vaikutus kokonaismielikuvaan.
On siis ilmiselvää, että sujuvan tapahtuman osallistujien hallintaan tarvitaan jotain ketterämpää kuin vanha kunnon Excel. Meillä PING Helsingillä tapahtumatuotannon luottokumppanina on toiminut Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmä jo useamman vuoden ajan. Lyyti on mahdollistanut meille onnistuneiden tapahtumien tarjoamisen aina PING Festivaleista omiin koulutuksiin ja vaikuttajatapahtumiin.
Erinomaisena esimerkkinä Lyytin tapahtumahallinnan työkalujen monipuolisesta hyödyntämisestä toimii viime kuussa järjestämämme Reiman 75-vuotissyntymäpäivät. Joukko vaikuttajia ja heidän lapsiaan kutsuttiin juhlistamaan Reiman suurta vuosipäivää Espooseen Nokkalan Majakalle, jossa heitä odotti herkullinen päivällinen sekä Reiman tuotteilla täytetyt lahjakassit. Siitä matka jatkui vesibussilla Espoon edustalla sijaitsevalle Isolle Vasikkasaarelle, ja ilta kului mukavasti luonnon helmassa aikaa viettäen.
Päivä oli kokonaisuudessaan onnistunut ja mikä tärkeintä, vieraat viihtyivät hyvin ja erityisesti lapset nauttivat suuresta seikkailustaan. Onnistuminen ei kuitenkaan tullut itsestään, vaan sitä oli edeltänyt roppakaupalla huolellista suunnittelua ja koordinointia, jossa Lyyti toimi tärkeänä apulaisena.
Meille on erityisen tärkeää, että kaikki kohtaamispisteet tapahtuman elinkaaren aikana tarjoavat osallistujille elämyksen ja että ne ovat yhtenäinen osa suurempaa kokonaisuutta. Siksi on mahtavaa, että Lyyti tarjoaa mahdollisuuden upottaa halutut äänensävyt ja visuaaliset elementit kaikkeen tekemiseen personoidusti tapahtumasta riippuen.
Reiman syntymäpäiväjuhlia varten loimme Lyytiin Reiman brändiä ja persoonaa ilmentävän ulkoasun, joka toistui kaikessa viestinnässä aina ensimmäisestä kutsusta viimeiseen kiitosviestiin ja palautekyselyyn asti.
Tarkkaan suunniteltu viestintä pelaa tärkeää roolia tapahtumatuotannossa. Sähköpostit ja tekstiviestit niin tapahtumaa ennen, sen aikana kuin jälkeenkin olivat avainasemassa osallistujakokemuksen luomisessa myös Reiman syntymäpäivillä. Näitä hyödyntämällä saimme luotua innostunutta tunnelmaa sekä osallistettua tapahtuman vieraat jo ennen kuin he astuivat tapahtumapaikan ovista sisään.
Myös kutsu- ja ilmoittautumisprosessi mietittiin tarkkaan etukäteen ikävien yllätysten välttämiseksi. Jo ilmoittautumisvaiheessa osallistujilta kerättiin kaikki tapahtuman kannalta oleellinen informaatio: yhteystiedot, ruoka-allergiat ja lapsen vaatekoko sekä takin toiveväri lahjakassia varten. Näin jokainen osallistuja sai vatsansa täyteen ja lapset juuri oikean kokoisen ja värisen takin ylleen.
Näppärien viestintätoimintojen lisäksi Lyyti mahdollistaa osallistujalistan jouhevan hallinnan ja päivittämisen. Meillä on käytössä Lyytin oma mobiilisovellus, jolla tapahtumapäivänä saimme kätevästi merkattua, ketkä olivat jo saapuneet paikalle ja ketä vielä odoteltiin. Sovelluksen kautta löysimme helposti puuttuvien vieraiden yhteystiedot – nopealla puhelinsoitolla selvisi, että viimeisetkin olivat matkallaan, bussi vain oli myöhässä.
Onnistuneen retken jälkeen saimme lähteä kotiin tyytyväisin mielin. Jo samana iltana osallistujien sähköposteihin kilahti etukäteen ajastettu viesti kiittäen osallistumisesta. Mukana oli myös linkki palautelomakkeeseen, jolla keräsimme risut ja ruusut tulevien tapahtumiemme kehittämiseksi.
Ehdoton suosikkimme Lyytissä on kuitenkin se, että mihin tahansa ongelmaan törmäämmekin, voimme aina luottaa siihen, että saamme apua asiakaspalvelusta. Tarkemmat toimintaohjeet, neuvot ja kinkkisten tilanteiden ratkaisut löytyvät käden käänteessä chatin tai puhelinpalvelun kautta.
info@pinghelsinki.fi
+358 40 414 7076
Poikkea PING Galleriaan: Sofiankatu 8, Helsinki
Tilaa uutiskirje →