Erityisesti vuoden pimeimpänä aikana inhimillisten kohtaamisten tärkeys korostuu. Nykyään ihmisten välinen kommunikaatio tapahtuu aivan liian usein vain ruutujen takaa, joten päätimme kutsua vaikuttajia, joiden kanssa olemme vuoden aikana tehneet yhteistyötä, viettämään kanssamme yhteistä iltaa. Iloksemme myös ravintola Konsepti innostui ideasta, ja tarjosi illalle mahtavat puitteet ja cocktail-koulun mukavaan ja inspiroivaan yhdessäoloon.
Iltaan kiteytyi erinomaisesti elämyksellisen tapahtuman osa-alueet. Kokosin alle kolme mielestäni tärkeää pointtia, joiden avulla pystyt suunnittelemaan tapahtumasi niin, että se varmasti vastaa toiveitasi.
Mikä on tapahtumasi tarkoitus? Onko se inspiroida? Vai kenties opettaa jotain uutta? Miksi haluat kutsua osallistujat kokoon ja mitä haluat heidän saavan irti tapahtumasta?
Kun mietit tarkkaan tapahtumasi tarkoituksen, sinun on helpompi suunnitella sen ohjelmaa. Et ohjaudu harhateille vaan saat luontevasti pidettyä ohjelman kasassa tapahtuman teeman ympärillä. Tapahtuman tavoitteet määrittelevät pitkälle myös ohjelman. Jos ajatuksena on, että osallistujat pääsevät tutustumaan toisiinsa, kannattaa lavaohjelman osuus tapahtumassa pitää lyhyenä, jotta aikaa jää verkostoitumiselle.
Jos taas tavoitteena on kertoa jotain uutta, antaa inspiraatiota tai informaatiota, tärkeää on, että puhuja on hyvin perehtynyt aiheeseen. Näin hän pystyy tarjoamaan mahdollisimman paljon lisäarvoa tapahtuman osallistujille. Osaamisen myötä tulee yleensä myös inspiroivat tarinat sekä tilannehuumori, jonka avulla esiintyjä luo luonnollisen ja läsnäolevan yhteyden kuulijoihin.
Marraskuiselle kokoontumiselle ravintola Konseptin cocktailkoulussa meillä oli kaksi tavoitetta. Halusimme mahdollistaa meidän kanssa työskennelleille vaikuttajille mukavan, elämyksellisen illan, jolloin he pääsevät tutustumaan ja verkostoitumaan toistensa kanssa. Konseptin perustajat Niko ja Mika ohjeistivat rennolla, asiantuntevalla tyylillään, miten yksinkertaisista aineksista saadaan luotua herkullisen hurmaavia cocktaileja ja mocktaileja. Juomien sekoittelun lomassa oli luontevaa jutella muille osallistujille ja hyviä keskusteluita syntyi vaikuttajien kesken.
Illan aikana kävimme myös läpi yhtä PING Helsingin asiakasprojektia, johon tarvittiin nimenomaan vaikuttajien näkökulmaa ja mielipiteitä. Kävimme hanketta läpi heti tapahtuman alussa, ennen kuin vieraat saivat keskittyä drinkkien tekoon. Tällä tavalla illan ohjelma pysyi selkeänä, ja oli kaikille selvää, että asiaosuuden jälkeen voi loppuillaksi rentoutua.
Asiakasprojektia esitteli projektista vastaava Matchmaker, joka osasi puhua aiheesta vapaasti ja huolettomasti. Pienessä ryhmässä oli helppo luoda lähestyttävä tunnelma ja keskustelua.
Tilat toimivat tapahtuman runkona ja ne luovat koko tilaisuudelle omanlaisensa tunnelman. Mieti tarkkaan, minkälaisen tilan tarvitset ja minkälainen tila olisi tapahtumalle optimaalinen. Tilan valinta riippuu paljon tapahtuman osallistujamäärästä. Liian pieni tila tuntuu ahtaalta, kun taas liian iso tila luo vaikutelman siitä, että tapahtuma ei ole kauhean suosittu.
Erilaiset verkkoympäristöt mahdollistavat myös elämykselliset ja interaktiiviset virtuaalitapahtumat. Nyt korona-aikana, kun fyysiset kohtaamiset ovat olleet minimissään, olemme järjestäneet onnistuneesti virtuaalitapahtumia pienistä, muutaman hengen workshopeista yli 300 hengen webinaareihin. Vaikka osallistujat eivät olekaan samassa tilassa, tunnelmasta ei tingitä.
Tilan valintaan vaikuttaa myös tapahtuman ohjelma. Työskennelläänkö tapahtumassa pienryhmissä, onko lavaohjelmaa vai onko tapahtuman ideana luoda uusia kontakteja? Jos tilaisuuden ohjelmassa on monta erilaista aktiviteettia, kannattaa miettiä, mikä aktiviteetti on tärkein, ja valita tila sen mukaan, ellei löydä tilaa jossa kaikki aktiviteetit saataisiin sujuvasti toimimaan.
Käytännön tarpeiden lisäksi kannattaa myös pohtia tilan tunnelmaa ja sen vaikutusta tapahtumalle. Onko tapahtumasi piristävä aamujoogailu, opettavainen koulutusseminaari vai rento illanvietto? Miten tapahtumatilan tunnelma heijastaa yrityksesi brändiä ja olemusta?
Meidät PING Helsingillä tunnetaan energisestä ja inspiroivasta asenteestamme. Pyrimme siihen, että meidän jokaisessa tapahtumassa itse tapahtumatila olisi motivoiva ja ajatuksia herättävä. Se voi olla korkea kattokorkeus, upeat maisemat, erikoinen seinäväri tai muu aistia stimuloiva asia. Joskus kukat ja kasvit palaveripöydässä tuovat kaivattua lisäenergiaa.
Konseptin tilat toimivat erinomaisesti meidän Cocktail-illan perustana. Katajanokalla Wanhassa Satamassa sijaitseva tunnelmallinen sali loi rennon ja mukavan tunnelman, jossa oli helppo toteuttaa tapahtuman asiaosio, cocktailkoulu-kokemus sekä vapaamuotoinen yhdessäolo. Yksityiskohtina mainittakoon upeat, pelkistetyt tiiliseinät sekä tilan keskellä sijaitseva iso pöytä, jonka ympärille oli helppo kokoontua ja jutella.
Me uskomme siihen, että tulevaisuuden vaikuttajamarkkinointi on inhimillistä. Haluamme koota samasta aiheesta kiinnostuneet ihmiset yhteen jakamaan kokemuksiaan ja ajatuksiaan. Koska siitähän tapahtumien järjestämisessä on loppujen lopuksi kyse: kootaan ryhmä ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samasta aiheesta ja annetaan heidän jakaa kokemuksiaan, oppia, inspiroitua ja motivoitua. Oikeiden ihmisten tavatessa he voivat kehittää ideaansa ja saada aikaan jotain suurta.
Ja vaikkei jokaisen tapahtuman lopputulos olisikaan uusi, maailmaa mullistava idea, voi se silti elämyksenä tuoda vierailleen oivalluksia ja tukea. Juuri tähän pyrimme järjestämämme cocktail-illan kanssa. Että vieraat nauttisivat olostaan rennossa ympäristössä, saisivat viettää aikaa vaikuttajakollegoidensa kanssa samalla oppien jotain uutta. Lisäksi saimme kokea Konseptin cocktailkoulu-kokemuksen, mikä toimi tällaisen illan ohjelmana erinomaisesti.
Kiteyttääkseni, muista nämä kolme asiaa, kun suunnittelet seuraavaa tapahtumaasi: Ensimmäiseksi, määrittele tavoite ja sen perusteella päätä sopiva ohjelma, puhuja tai muu esiintyjä. Toiseksi, valitse sopiva tila tapahtumasi tavoitteen, ohjelman ja tunnelman mukaan. Ja kolmanneksi, muista, että kaikki perustuu ihmisten välisiin kohtaamisiin.
Haluaisitko itse järjestää elämyksellisen vaikuttajatapahtuman, mutta tarvitset siihen neuvoja tai apua? Ota rohkeasti yhteyttä meihin, niin katsotaan, mitä voidaan yhdessä saada aikaan.
– Micaela, PING Helsingin Soul of Events & Experiences
info@pinghelsinki.fi
+358 40 414 7076
Poikkea PING Galleriaan: Sofiankatu 8, Helsinki
Tilaa uutiskirje →