Rekisteri ja tietosuojaseloste

Tämä on PING Helsinki Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 27.3.2019.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: PING Helsinki Oy (jäljempänä PING Helsinki)

Yhteystiedot: Sofiankatu 4C, 00170 Helsinki

Y-tunnus: Y-tunnus: 2787024-1

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Inna-Pirjetta Lahti

puh: +358 50 376 0824

sähköposti: inna (at) pinghelsinki.fi

3. HENKILÖREKISTERIN NIMI

PING Helsingin asiakas- ja vaikuttajarekisteri.

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen asiakassuhteeseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkuuden tai muun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitaminen ja analysointi, palveluiden tuottaminen ja personointi, liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu, markkinointi, myynti, mielipide- tai markkinatutkimus ja asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi
  • asema
  • yritys/organisaatio/kanava
  • yhteystiedot (puhelinnumero, kotiosoite, sähköpostiosoite)
  • Www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
  • Sosiaalisen median kanavien tiedot
  • tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
  • laskutustiedot
  • muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja poistetaan rekisteristä asiakkaan omasta pyynnöstä asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Joissakin asiakasryhmissä rekisterissä käsitellään myös henkilön itsensä antamia taustatietoja. Näitä tietoja säilytetään toistaiseksi, jollei joidenkin henkilötietojen osalta ole erikseen ilmoitettu tätä lyhyemmästä tai pidemmästä säilytysajasta.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

PING Helsinki kehittää jatkuvasti palveluitaan, ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteeseen säännöllisesti. Mikäli tietosuojaseloste muuttuu oleellisesti, ilmoitamme siitä rekisteriin kuuluville henkilöille.